Häufige Geschäftsreisen sind mit einem bürokratischen Aufwand verbunden und da suchen viele Unternehmen nach einer Lösung, die den Mitarbeitern Zeit und Nerven sparen soll. Mit der fortschreitenden Digitalisierung wird es zum Glück immer einfacher, die passende digitale Lösung für ein Problem zu finden. Dies betrifft auch die Reisekostenabrechnung in Unternehmen, denn nun kann eine
Reisekostenabrechnungssoftware bei der Erledigung von Reisekostenabrechnungen unter die Arme greifen.
Eine App zur Abrechnung der Reisekosten bietet vielfältige Schnittstellen, um die Büroarbeit zu vereinfachen und zu beschleunigen, indem auch die Verwaltung von Reisekosten vereinfacht wird. So kann die Reisekostenabrechnung immer entsprechend den aktuellen gesetzlichen Anforderungen und ohne Papierchaos fehlerfrei und mühelos erstellt werden.
Reisekostenabrechnung ohne Software ist mit viel Aufwand verbunden
Reisekostenabrechnungen können ohne eine Software mit hohem Aufwand verbunden sein. Entsprechend dazu müssen sämtliche Belege und Unterlagen gesammelt und korrekt zugeordnet, ggf. verschiedene Mitarbeiter miteinbezogen, alle Pflichtangaben beachtet und die Kosten auf das entsprechende Konto erstattet werden. Außerdem müssen eventuelle Pauschale und die korrekten Steuersätze selbst recherchiert und alle verwendeten Kreditkarten müssen manuell zugeordnet werden.
So kann die Abrechnung der Reisekosten bei mehrtägigen Geschäftsreisen, bei denen unterschiedliche Reisenebenkosten anfallen und mehrere Länder besucht werden, ohne die passende Software schnell zu einer mehrstündigen Angelegenheit werden.
Darüber hinaus müssen die Grundsätze zum Datenzugriff, zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Unterlagen, Aufzeichnungen und Büchern in elektronischer Form sowie die Datenschutzvorschriften beachtet werden. Diese und viele andere Sachen kann eine
Reisekosten App immens schneller und einfacher erledigen.
Welche Vorteile bietet eine Reisekostenabrechnungssoftware?
Eine Software zur Abrechnung der Reisekosten bietet dementsprechend die folgenden Vorteile:
• Es werden keine Unterlagen und Belege vergessenen
• Große Transparenz und Zeitersparnis dank digitalisierter Arbeitsprozesse
• Erfassung und Bearbeitung ist sowohl am PC als auch per Mobilgerät möglich, wodurch mehr Flexibilität gewährleistet wird
• Mehr Zufriedenheit bei den Mitarbeitern dank schneller Auszahlung der Reisespesen
• Gesetzeskonforme Reisekostenabrechnungen
Je mehr Mitarbeiter auf Reisen sind und je öfter Geschäftsreisen stattfinden, umso stärker kommen die Vorteile einer Reisekostenabrechnungssoftware zum Vorschein.
Was sollte bei der Auswahl einer Reisekostenabrechnungssoftware beachtet werden?
Mittlerweile gibt es eine breite Auswahl an Softwarelösungen für die Reisekostenabrechnung. Abhängig von den eigenen Ansprüchen und Anforderungen kann für die Reisekostenabrechnung unter Umständen auch eine kostenlose Software genutzt werden.
Vorab sollte der eigene Bedarf genau definiert werden, um eine wohl informierte Entscheidung treffen zu können:
• In welche bestehenden Systeme soll die Reisekostenabrechnungssoftware implementiert werden?
• Wie viele Angestellte soll die Software verwalten können?
• In welchen Ländern werden Geschäftsreisen stattfinden?
• Wird ein integriertes Fahrtenbuch für die Dienstfahrzeuge gebraucht?
• Wie werden die Ausgaben während der Geschäftsreise bezahlt?
• Wird eine Schulung für die Mitarbeiter nötig sein?
Fazit: Schluss mit Belegchaos und Excel-Listen
Eine Reisekosten-App bringt in puncto Reisekostenabrechnung viele Vorteile mit sich. Dabei gilt: Je häufiger sie benutzt wird bzw. je häufiger die Geschäftsreisen stattfinden und je mehr Mitarbeiter auf Geschäftsreisen gehen, umso mehr rentiert sich die Software. Moderne Softwarelösungen setzen dem Belegchaos und Excel-Listen endlich ein Ende. So wird die Reisekostenabrechnung mit wenigen Klicks im Buchhaltungsprogramm durchgeführt und in der Lohnabrechnung verbucht, was sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Buchhaltung eine große Erleichterung darstellt.
